Omavalvontasuunnitelma

1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot 

1.1 Palveluntuottajan perustiedot: 

Yrityksen virallinen nimi: Presentia Oy 

y-tunnus: 3377434-4 

yhteystiedot: 

• Terveydenhuollon palveluista vastaava johtaja: laillistettu toimintaterapeutti Saara  Sarita Ekholm. Sähköpostiosoite: saara.ekholm@presentia.fi 

1.2 Palveluyksikkö ja palvelupisteet, joita tämä suunnitelma koskee Palveluyksikkö 1: Presentia Oy 

• Palvelupiste 1: Presentia 
  • o Toimintaterapia potilaan kotona / asiakkaan tiloissa ja etävastaanottona
  • Toimintakunnat potilaan kotona / asiakkaan tiloissa annettaville palveluille: Alavieska, Haapajärvi, Haapavesi, Hailuoto, Ii, Kalajoki, Kempele, Kuusamo,  Kärsämäki, Liminka, Lumijoki, Merijärvi, Muhos, Nivala, Oulainen, Oulu, Pudasjärvi, Pyhäjoki, Pyhäjärvi, Pyhäntä, Raahe, Reisjärvi, Sievi, Siikajoki,  Siikalatva, Taivalkoski, Tyrnävä, Utajärvi, Vaala, Ylivieska 

• Palvelupiste 2: Presentia Hallituskatu 
  • Toimintaterapia palvelupisteen vastaanottotilassa / potilaan kotona / asiakkaan  tiloissa ja etävastaanottona
  • Toimintakunnat potilaan kotona / asiakkaan tiloissa annettaville palveluille: Alavieska, Haapajärvi, Haapavesi, Hailuoto, Ii, Kalajoki, Kempele, Kuusamo,  Kärsämäki, Liminka, Lumijoki, Merijärvi, Muhos, Nivala, Oulainen, Oulu, Pudasjärvi, Pyhäjoki, Pyhäjärvi, Pyhäntä, Raahe, Reisjärvi, Sievi, Siikajoki,  Siikalatva, Taivalkoski, Tyrnävä, Utajärvi, Vaala, Ylivieska  

• Palvelupiste 3: Presentia Oy c/o Mehiläinen Oy, Mehiläinen Terapiaklinikka Oulu 

• • Toimintaterapeutin palvelut vastaanottopisteessä osoitteessa Mehiläinen  Terapiaklinikka Oulu, Uusikatu 53, 90120 Oulu, etävastaanottona ja potilaan  kotona / asiakkaan tiloissa 
  • Toimintakunnat potilaan kotona / asiakkaan tiloissa annettaville palveluille:  Alavieska, Haapajärvi, Haapavesi, Hailuoto, Ii, Kalajoki, Kempele, Kuusamo,  Kärsämäki, Liminka, Lumijoki, Merijärvi, Muhos, Nivala, Oulainen, Oulu, Pudasjärvi, Pyhäjoki, Pyhäjärvi, Pyhäntä, Raahe, Reisjärvi, Sievi, Siikajoki,  Siikalatva, Taivalkoski, Tyrnävä, Utajärvi, Vaala, Ylivieska  

1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet 

Palveluyksikkö tarjoaa terveydenhuollon palveluina toimintaterapiapalveluita palvelupisteiden  sijaintikuntien alueella ja lähialueilla vastaanotto- ja kotikäynteinä. Palveluita tarjotaan myös  soveltuvin osin etäpalveluina, kuten etäkuntoutuksena. 

Vuositasolla arvioidut asiakas- ja potilasmäärät ja -ryhmät, joille palvelua tuotetaan:  Vuositasolla yrityksellä on noin 70 terveyspalveluiden asiakasta. Palvelua tuotetaan lapsille,  nuorille ja aikuisille. 

Palveluja tuotetaan sopimuksen perusteella suoraan asiakkaalle. Terveys- ja  kuntoutuspalveluita tuotetaan suoraan Pohteen ja Laphan asiakkaille (toimintaterapia), Kelan  kuntoutuspalveluiden asiakkaille sekä itse maksaville asiakkaille  valtakunnallisesti. Lisäksi  Presentia tuottaa terveyspalveluiden ulkopuolisia palveluita (mm. työllistymisen tuki,  koulutukset).  

Palveluja tuotetaan myös alihankintana toiselle kuntoutusyritykselle. Alihankintana tuotetaan  palveluita Kelan asiakkaille (vaativa lääkinnällinen kuntoutus toimintaterapiana, Oma väylä – kuntoutus, Nuotti-valmennus) sekä Pohteen asiakkaille (toimintaterapia, sairaanhoitajan  palvelut). 

Terveydenhuollon palveluja ei hankita toiselta alihankkijalta. 

2. Asiakas- ja potilasturvallisuus 

2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset 

Kuvaus toimenpiteistä, joilla palveluyksikön yrittäjä huolehtii tämän suunnitelman  toteutumisesta 

• Yrittäjä on vastuussa yritystoiminnassa syntyneistä ongelmatilanteista normaalina  työaikana.

• Yrittäjä ja mahdolliset työntekijät ovat vastuussa hoito- ja terapiasuunnitelmien toteutumisesta  sekä mahdollisista haasteista tai vaaratilanteista terapiasuunnitelmien  toteutumisessa. Yrittäjä järjestää tarvittaessa itselleen mahdollisuuden ulkopuoliseen  työnohjaukseen. 
• Yrittäjä ja mahdolliset työntekijät täydennyskouluttautuvat erillisen täydennyskoulutus- ja  henkilöstösuunnitelman mukaisesti. 
• Yrittäjä ja mahdolliset työntekijät toimivat asiakkaidensa vastuutyöntekijöinä. Tarvittaessa  asiakkaille voidaan sopia ulkopuolinen vastuutyöntekijä esimerkiksi yrittäjän  poissaolon ajaksi, mikäli kuntoutuksen/hoidon keskeyttäminen poissaolon ajaksi ei  ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista. 
• Yrityksessä noudatetaan seuraavia palvelua tarkentavia palvelukuvauksia tai  laatustandardeja/laatukäsikirjoja: Kelan palvelukohtaiset palvelukuvaukset (NUOTTI valmennus, Oma väylä, vaativan lääkinnällisen kuntoutuksen yksilöterapiat),  hyvinvointialueiden (Pohde, Lapha) lääkinnällisen kuntoutuksen palvelukuvaukset,  Mehiläisen laatustandardit, Presentian laatustandardit. 

2.2 Vastuu palvelujen laadusta 

• Kohdassa 1.1 mainittu yrittäjä on terveyspalveluista vastaava henkilö, joka vastaa vastuullaan olevien palvelujen laadusta kaikissa tilanteissa. Palvelusta vastaava yrittäjä on koulutettu ja Valviran valvoma terveydenhuollon ammattihenkilöistä  annetun lain (559/1994) tarkoittama ammattihenkilö. 
• Vastuuhenkilö on yrittäjänä kiinteästi mukana palveluyksikön päivittäisessä  toiminnassa. 

2.3 Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet 

Asiakkaan oikeus hyvään kohteluun ja hoitoon 

Jokaisella on oikeus tulla kohdelluksi ja kohdatuksi aina asianmukaisesti asiakkaiden  taustasta tai vammasta riippumatta. Jokaisella on oikeus laadultaan hyvään terveyden- ja  sairaanhoitoon. Jokaisen hoito on järjestettävä ja häntä on kohdeltava siten, ettei hänen  ihmisarvoaan loukata sekä siten, että hänen vakaumustaan ja hänen yksityisyyttään  kunnioitetaan. Potilaan äidinkieli, hänen yksilölliset tarpeensa ja kulttuurinsa on  mahdollisuuksien mukaan otettava hänen hoidossaan ja kohtelussaan huomioon. Näistä  oikeuksista säädetään tarkemmin laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki,  785/1992).

Potilaslain mukaiset muut oikeudet, kuten tiedonsaantioikeudet ja  itsemääräämisoikeudet 

Asiakkaiden oikeuksien toteutumisessa noudatetaan potilaan asemasta ja oikeuksista  annettua laki, erityisesti lain 5 §:ää jonka mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietoa  erilaisista hoito- ja jatkohoitovaihtoehdoista kuten asiakkaan valinnanvapauteen tai julkisesti  järjestetyn hoidon suorahankintoihin liittyvistä kysymyksistä, sekä erityisesti potilaan  asemasta ja oikeuksista annetun lain 6 §:n eli potilaan itsemääräämisoikeuteen liittyvissä  kysymyksissä. Viitatun 6 §:n nojalla potilaalla on oikeus tulla hoidetuksi yhteisymmärryksessä  hänen kanssaan. Jos potilas kieltäytyy jostain tietystä hoitotoimenpiteestä, on potilasta  hoidettava muulla lääketieteellisesti hyväksyttävällä tavalla. 

Yrittäjä ei käytä kuntoutuksessa tai hoidossa varsinaisia rajoitustoimenpiteitä. Mikäli  rajoitustoimenpiteitä olisi käytössä, niistä tehtäisiin erilliset lain edellyttämät päätökset ja  etukäteiset suunnitelmat sekä merkinnät myös tähän omavalvontasuunnitelmaan erillisen ”rajoitustoimenpiteet” otsikon alle. Rajoitustoimenpiteiden on lähtökohtaisesti  perustuttava lakiin ja ne ovat aina viimesijainen keino. Lisätietoa Valviran rajoitustoimenpiteet  -sivulla. 

Lastensuojelu 

Terveydenhuollon ammattihenkilöiden velvollisuudesta tehdä lastensuojeluilmoitus  noudatetaan sitä, mitä lastensuojelulain 25 §:ssä on säädetty. Terveydenhuollon  ammattihenkilöillä on lakiin perustuva velvollisuus lastensuojeluilmoituksen tekemiseen  hyvinvointialueelle, mutta ilmoitus voidaan tehdä myös lastensuojelulain 25 a §:n nojalla  yhdessä lapsen tai hänen vanhempansa kanssa. 

Terveydenhuollon ammattihenkilöillä ei ole oikeutta pidättäytyä lastensuojeluilmoituksen  tekemisestä, milloin he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja  huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää  mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä. Lastensuojeluilmoituksen tarkoituksena on  aina lasta koskevan tuen tarpeen selvittäminen. 

Hoitoon pääsy 

Asiakkaita pyritään palvelemaan ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli asiakkaalle ei kyetä  tarjoamaan hoitoa kohtuullisessa määräajassa, tästä kerrotaan hoitoon hakeutuvalle  asiakkaalle aina erikseen. 

Asiakkaat pääsevät hoitoon varaamalla palvelun joko suoraan verkkosivujen  yhteydenottolomakkeen kautta tai puhelimitse. Asiakas voi ohjautua palveluun myös  maksavan tahon ohjaamana, jolloin palveluntuottaja on asiakkaaseen yhteydessä maksusitoumuksen saapuessa. Vapaita asiakaspaikkoja voi tiedustella puhelimitse,  sähköpostitse tai verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta. 

Terapia- tai hoitosuhteen aloitus 

Terapia- tai hoitosuhteen alussa asiakkaasta vastuussa oleva yrittäjä tai työntekijä kartoittaa  asiakkaan tarpeet ja kuntoutuksen/hoidon tavoitteet, sekä sopii pitkäaikaiseksi tarkoitetun  asiakkaan kanssa erillisen terapia-/hoitosuunnitelman yksityiskohdista. Asiakkaan kanssa  laadittava suunnitelma perustuu erilliseen asiakkaan kuntoutus- ja hoitosuunnitelmaan,  mikäli sellainen on saatavilla. Terapia-/hoitosuunnitelma uudistetaan kuntoutus-/hoitojakson  päätteeksi tai kerran vuodessa. 

Epäasiallisen kohteluun puuttuminen ja potilasasiavastaava 

Mikäli asiakas tulee epäasiallisesti kohdelluksi, voi asiakas olla suoraan puhelimitse tai  kirjeitse yhteydessä yrityksen kohdassa 1.1 mainittuun yrittäjään epäasiallisen kohtelun  oikaisemiseksi. Yrittäjä kirjaa asiakkaalta saadun ilmoituksen muistutuksena ja varmistaa ilmoituksessa kerrottujen epäkohtien poistumisen. Potilaalla on myös oikeus saada alueen  potilasasiavastaavalta lisätietoja potilaan oikeuksistaan. 

Yrityksen verkkosivuilla ja tässä omavalvontasuunnitelmassa on potilas- ja  sosiaaliasiavastaavista kertova tiedote, josta asiakas saa tarvittaessa lisätietoja potilaan  oikeuksistaan. Yrittäjä on kouluttanut itseään potilaiden oikeuksia koskevasta  lainsäädännöstä. Sekä yksityisten yritysten että julkisen terveydenhuollon asiakkaita  neuvotaan hyvinvointialueen potilas- ja sosiaaliasiavastaavien neuvonnasta. Hyvinvointialue  vastaa potilasasiavastaavan palveluista. 

Hyvinvointialueiden potilasasiavastaavien yhteystiedot: 

Pohde: https://pohde.fi/palvelut/potilas-ja-sosiaaliasiavastaava/ 

Lapha: potilasasiavastaava: 040 482 3584, 040 506 0083, potilasasiavastaava@lapha.fi 

Asiakkaiden itsemääräämisoikeutta kunnioitetaan täysimääräisesti, eikä asiakkaan  itsemääräämisoikeutta rajoittavia toimenpiteitä käytetä. Mikäli rajoittamistoimenpiteitä  joudutaan käyttämään, muutetaan tätä omavalvontasuunnitelmaa. 

Kuntoutus ja hoito on vapaaehtoista ja potilaalla on aina mahdollisuus kieltäytyä tälle  tarjottavista terapia- tai hoitotoimenpiteistä. Menestyksekäs kuntoutuminen edellyttää  tyypillisesti asiakkaalta myös omaa aktiivisuutta ja motivaatiota kuntoutumisensa tukemiseksi, johon pyritään tyypillisesti pääsemään asiakkaan motivoinnilla, ohjauksella ja  harjoituksilla. Yrityksellä ei ole erillisiä asiakkaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi 

laadittuja ohjeita tai suunnitelmia. Asiakkaiden tyytyväisyyttä seurataan säännöllisesti  kysymällä näiden tyytyväisyydestä yrityksen tarjoamaan palveluun. 

2.4 Muistutusten käsittely 

• Asiakkailla tai näiden laillisella edustajalla on potilaan asemasta ja oikeuksista  annetun lain 3 luvun 10 §:n nojalla oikeus tehdä hoidostaan tai kohtelustaan  vapaamuotoinen muistutus yrittäjälle. Myös potilaan omaisella tai läheisellä on  joissain tilanteissa oikeus tehdä muistutus. 
• Yrittäjä käsittelee potilaan antamat muistutukset ja varmistaa epäkohtien korjaamisen  viipymättä. Saadusta muistutuksesta ja sen perusteella tehdyistä hoitoon liittyvistä  ratkaisuista tehdään merkintä muistutuksen antaneen potilaan potilasasiakirjoihin. 
• Muistutukset ja niiden perusteella tehdyt toiminnan oikaisuun liittyvät toimet  käsitellään soveltuvin läpi asiakkaan kanssa ja asiassa tehtyjen oikaisujen pohjalta  tehdään tarpeelliset muutokset yrityksen toimintaprosesseihin tai tähän  omavalvontasuunnitelmaan. 

2.5 Henkilöstö 

• Yrityksen henkilökunta koostuu yrittäjänä toimivasta terveydenhuollon  ammattilaisesta sekä tarvittaessa työntekijöistä, joilla on sosiaali- tai terveydenhuollon tutkinto.  Terveydenhuollon palveluita tarjoaa vain terveydenhuollon laillistettu ammattilainen. 
• Yrityksessä ei käytetä vuokratyövoimaa. 
• Yrityksen sijaisuustarpeet pyritään tarvittaessa täyttämään ensisijaisesti alihankkijan  tai määräaikaisen työntekijän avulla. Kelan kuntoutuksessa ja ostopalveluissa sijaisen  on täytettävä samat tilaajan asettamat sopimuksista ilmenevät edellytykset kuin  vakituisellekin henkilöstölle asetetaan. Mahdollisen sijaisen pätevyys tarkistetaan  etukäteen. 
• Opiskelijoiden ja harjoittelijoiden käyttö on rajattua. Opiskelijoiden toimintaa ohjataan  nimeämällä näille kirjallisesti ohjaajaksi yrittäjä, joka selvittää opiskelijan edellytykset  suoriutua tälle annettavista työtehtävistä aina ennen ensi kertaa tehtäviin ryhtymistä.  Opiskelijan tekemiä potilasasiakirjamerkintöjä seurataan ja asiakkaiden kokemuksia  tiedustellaan tarvittaessa, jonka lisäksi kuntoutumisen edistymistä seurataan tehtyjen  potilasasiakirjamerkintöjen perusteella. 
• Lasten ja ikääntyvien parissa työskentelevä on velvollinen esittämään ennen  palkkauspäätöstään oikeusrekisterikeskuksen alle 6 kk ikäisen rikostaustaotteen.  1.1.2025 alkaen rikostaustaote vaaditaan myös vammaisten parissa työskenteleviltä terveydenhuollon ammattilaisilta. Yrittäjien rikostaustaotteen tarkistamisesta on  vastuussa yrittäjän toimintaa valvova aluehallintovirasto tai Valvira.

Ensiapuvalmius 

Yrittäjä ylläpitää omaa henkilökohtaista ensiapuvalmiuttaan sekä työntekijöiden  ensiapuvalmiutta. Vastaanottopisteissä on käytettävissä yleisimmät tarvittavat  ensiapuvälineet. 

2.6 Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta 

• Kuntoutuspalvelut ovat tyypillisesti kasvokkain yhden terapeutin antamia  terveyspalveluita, jotka eivät tyypillisesti toteudu lainkaan, jos terapeutti tai asiakas  puuttuvat. Yrittäjä seuraa asiakkaiden hoitoon pääsyä ja kuntoutuksen toteutumista.  Yrittäjä tiedottaa vapautuvista asiakaspaikoista sovitusti ja huolehtii lisäresurssin  hankinnasta tarpeen tullen. 
• Yrittäjä hallinnoi työkuormaansa siten, että työkuorma ei muodostu liian  kuormittavaksi ja että asiakkaiden kuntoutumisella on aina olemassa onnistumisen  edellytykset. 
• Kuntoutusalalla erityisiä lakiin perustuvia henkilöstömitoituksia ei ole. Mikäli palvelun  tilaajat, kuten Kela tai hyvinvointialueet, esittävät henkilöstön määrää tai laatua  koskevia vaatimuksia, niitä noudatetaan. 

2.7 Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi 

• Yhteistyö hyvinvointialueen ja muiden terveydenhuollon tai sosiaalihuollon toimijoiden  kanssa järjestetään sopimuksen mukaisella tavalla ja tarpeellisella määrällä  hoitoneuvotteluja. Tämän lisäksi monialaista yhteistyötä voidaan tehdä esimerkiksi  asiakkaan kotikäyntien/arkiympäristökäyntien yhteydessä tai erillisillä  

verkostokäynneillä, sekä myös puhelimitse ja suojatulla sähköpostilla.

2.8 Toimitilat ja välineet 

Tämän palveluyksikön omavalvontasuunnitelma kattaa seuraavat fyysiset palvelupisteet:

• Hallituskatu 19 A 2, 90100 Oulu 
• Uusikatu 53, 90100 Oulu 

Tilojen esteettömyys 

Presentian omat toimitilat osoitteessa Hallituskatu 19 sijaitsevat kerrostalon toisessa  kerroksessa. Toimitilaan on pääsy hissillä. Toimitila on järjestetty asiakaskunnan tarpeiden  edellyttämällä tavalla esteettömäksi siten, että kaikkia yrityksen asiakkaita voidaan  kohtuullisesti palvella. Yritys voi tehdä tarvittaessa esteettömyyteen liittyviä sopeuttavia  toimenpiteitä.  

Mehiläinen Terapiapalveluiden toimitilat ovat terveydenhuollon käyttöön suunnittellut tilat.  Tilat järjestetään asiakaskunnan tarpeiden edellyttämällä tavalla esteettömiksi siten, että  kaikkia yrityksen asiakkaita voidaan kohtuullisesti palvella. 

Pelastussuunnitelma 

Pelastuslain 15 §:n mukaan rakennukseen, joka on poistumisturvallisuuden tai  pelastustoiminnan kannalta tavanomaista vaativampi tai jossa henkilö- tai  paloturvallisuudelle aiheutuvan vaaran tai vahinkojen voidaan arvioida olevan vakavat, on  laadittava pelastussuunnitelma. Pelastussuunnitelman laatimisesta vastaa rakennuksen tai  kohteen haltija. 

Taloyhtiö, jossa Presentia Hallituskatu -palvelupisteen fyysinen palvelupiste sijaitsee, on  laatinut kiinteistöön pelastuslain 15 §:n mukaisen pelastussuunnitelman poikkeustilanneohjeistuksineen. Palvelupisteessä toimiva yrittäjä on perehtynyt  pelastussuunnitelmaan suunnitelman edellyttämällä tavalla. Pelastussuunnitelma on  luettavissa fyysisessä palvelupisteessä. 

Mehiläisen palvelupisteen osalta paloturvallisuuteen liittyvät tarkastukset tehdään  paikallisen pelastuslaitoksen toimesta ja jokaisessa Mehiläisen toimipisteessä on  pelastuslain 15 §:n mukainen pelastussuunnitelma poikkeustilanneohjeistuksineen. Yrittäjä on perehtynyt pelastussuunnitelmaan suunnitelman edellyttämällä tavalla.

Kuvaus tilojen järjestämisestä, kulunvalvonnasta sekä murto- ja palosuojauksesta 

Presentian toimitilat on suojattu lukituksilla. Sähköistä arkistointia suositaan.  Paperimuotoista materiaalia, jota ei ole erikseen digitaalisesti varmennettu, säilytetään  lukituissa tiloissa. Omavalvontaa tehdään vuosittain tehtävällä vaarojen ja riskien  kartoituksen avulla. 

Myös Mehiläisen toimitilat on suunniteltu juuri terveys- ja sosiaalipalveluiden tuottamiseen.  Terveyspalveluiden toimintaa ja toimintaympäristöä ohjataan useiden lakien ja  viranomaismääräysten avulla ja toimitilat täyttävät nämä vaatimukset. Mehiläisen  omavalvontaa tilojen turvallisuuden ja toimivuuden osalta tehdään vuosittain tehtävällä  vaarojen ja riskien kartoituksen avulla. 

Kuvaus siivous, jätehuoltoon ja ongelmajätteiden käsittelyyn liittyvistä menettelyistä 

Tilat siivotaan viikoittain ja tarvittaessa useamminkin. Taloyhtiö on järjestänyt jätehuollon.  Kuntoutusyritysten toiminnassa ei tyypillisesti synny erityisen vaarallisia jätteitä. Mikäli  vaaralista jätettä kuitenkin syntyy, kerätään ne erikseen merkittyyn vaarallisen jätteen astiaan,  esimerkiksi tartuntavaarallisten jätteiden astiaan. Käytetyt hoitohygieniaan liittyvät  kertakäyttövälineet hävitetään asianmukaisesti. Kuntoutuksessa hyödynnettävien  materiaalien ja välineiden puhtaudesta pidetään huolta. 

Presentian toimiessa Mehiläisen toimitiloissa, Mehiläinen vastaa tilojen siivouksesta,  jätehuollosta ja vaarallisten jätteiden käsittelystä. Presentian toimintaan ei liity  tartuntavaarallisia jätteitä. 

Käytettävien välineiden huolto ja perehdytys 

Vastuuhenkilö vastaa toimialueellansa käytettävien välineiden asianmukaisesta huollosta ja  niitä käyttävän henkilöstön perehdyttämisestä laitteiden käyttöön. Presentian hyödyntäessä  Mehiläisen välineitä, vastaa Mehiläinen välineiden huollosta ja perehdytyksestä. 

2.9 Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö 

Potilastietojärjestelmät 

Käytössä oleva potilastietojärjestelmä täyttää asiakastietolain (laki 703/2023) vaatimukset ja  se löytyy Valviran tietojärjestelmärekisteristä. Mahdollisen uuden järjestelmän löytyminen  tietojärjestelmärekisteristä tarkistetaan yrittäjän toimesta ennen järjestelmän käyttöönottoa.  Potilastietojärjestelmä on liitetty Kanta-palveluiden potilastietovarantoon, mikä tarkoittaa sitä, että yrityksen asiakkaiden potilastiedot kirjataan Kanta-palveluihin. Asiakas voi  Omakanta-palvelusta määritellä luovutetaanko tietoja Kanta-palveluiden kautta sähköisesti  muille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille hoidon tarpeen niin edellyttäessä. 

Ostopalvelutilanteet 

Yrittäjän tuottaessa palvelua toiselle alihankintana, ostopalveluna tai palvelusetelinä (kuten  hyvinvointialueelle tai alihankintana toiselle palveluntuottajalle) laaditaan henkilötietojen  käsittelysopimus toimeksiantajan kanssa ja pidetään potilasrekisteriä erillisen  toimeksiantajan lukuun siten, etteivät potilastiedot sekoitu yrityksen oman  potilasrekisterinpidon kanssa. Ostopalvelutilanteissa potilastiedot viedään Kantaan joko  toimeksiantajan toimesta erikseen tai itse, mikäli toimeksiantaja on antanut yrittäjälle  erillisen ostopalvelun valtuutuksen Kantaan. 

Käytettäessä alihankkijoita perehdytetään alihankkija oman potilastietojärjestelmän käyttöön  ja avataan alihankkijalle tunnukset, ellei alihankkija käytä ostopalvelun valtuutusta tai toimita  alihankinnasta syntyneitä potilastietoja muuten yritykselle. Alihankkijoiden kanssa sovitaan  myös henkilötietojen käsittelystä toisen lukuun. Mikäli rekiterinpitäjä on muu kuin yritys,  kuten esimerkiksi hyvinvointialue asiakastietolain 13 §:n nojalla, huomioidaan tämä  alihankintasopimuksissa. 

Mahdolliset potilasrekisteriä koskeva tietopyynnöt ja tietoturvaloukkausepäilyt ohjataan  viipymättä kulloisenkin rekisterinpitäjän ratkaistavaksi. Yrittäjän omaan rekisterinpitoon  kuuluvissa asioissa tietopyynnöt ja tietoturvaloukkaukset käsitellään, ratkaistaan ja kirjataan  itse. 

Tietojärjestelmiin kohdistuvista vakavissa häiriöistä ilmoitetaan järjestelmätoimittajalle tai  Valviralle erillisen tietoturvasuunnitelman kirjauksen mukaisesti. Muissa häiriötilanteissa  toimitaan erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti. 

Etävastaanotto tai etäterapia 

Etäpalveluita käytetään tietoturvallisella tavalla siten, että asiakas on luotettavasti  tunnistettavissa. Ennen kasvokkain alkaneen terapian tai hoidon siirtämistä etäterapiaksi tai – hoidoksi varmistutaan asiakkaan tietoteknisistä edellytyksistä suoriutua terapiasta/hoidosta  myös etänä, joko asiakkaan tai palveluntuottajan laitteilla, kuten tabletilla, tietokoneella tai  puhelimella. 

Lääkinnällisten laitteiden seurantajärjestelmä

Yrityksellä on käytössään lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) sekä eräistä EU direktiiveissä säädetyistä lääkinnällisistä laitteista annetun lain (629/2010) 24 §:n  edellyttämän ammattimaisen käytön seurantajärjestelmä. Seurantajärjestelmässä käytetään  Kuntoutusyrittäjät ry:n mallilomaketta. 

Mehiläisen tilatessa Presentialta palvelua, johon tarvitaan laitteita tai tarvikkeita, voidaan  käyttää tilaajan osoittamia laitteita ja tarvikkeita sopimusten mukaisesti. Presentia sitoutuu  tekemään laitteisiin liittyvistä vaara- tai haittatapahtumista ilmoituksen Mehiläisen sisäiseen  järjestelmään. Vaaratilanteet ilmoitetaan myös lain edellyttämällä tavalla Fimeaan ja  Säteilyturvakeskukseen. 

Puutteet lääkinnällisissä laitteissa ja vaaratilanteet 

Vaaratilanteet, jotka ovat johtaneet tai olisivat saattaneet johtaa potilaan, käyttäjän tai muun  henkilön terveyden vaarantumiseen ja jotka johtuvat laitteen tai sen käyttöohjeiden  puutteista, tulee ilmoittaa lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle.  Työntekijöiden on ilmoitettava havaitsemistaan puutteista yllä mainitulle  palvelualakohtaiselle vastuuhenkilölle joka huolehtii ilmoituksen tekemisestä Fimealle (laki  lääkinnällisistä laitteista 33 §). Fimean lisäksi sama ilmoitus on tehtävä valmistajalle,  valtuutetulle edustajalle, maahantuojalle tai jakelijalle. 

Yleinen kuvaus palveluyksikön käytössä olevista lääkinnällisistä laitteista 

Yrittäjät käyttävät kaupallisia liikunta- ja kuntoutusvälineitä, jotka ovat aina CE-merkittyjä.  Kuntoutuksessa saatetaan käyttää myös omavalmisteena tehtyjä kuntoutuksen apuvälineitä,  kuten harjoituskeittiöitä, kommunikoinnin apuvälineitä tai muita harjoitusvälineitä, joilta ei  edellytetä CE-merkintää. 

Yrittäjän tietoon saatetut välinerikot korjataan ja muu mahdolliset ongelmat välineistössä  oikaistaan viipymättä. 

2.10 Lääkehoitosuunnitelma 

Yrityksessä ei järjestetä lääkehoitoa, eikä käsitellä lääkkeitä, joten erillistä  lääkehoitosuunnitelmaa ei ole. 

2.11 Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja

Potilaan yksityisyyden suoja ja potilastietojen luovuttaminen 

Jo pelkkä tieto terveydenhuollon asiakkuudesta on lain mukaan salassa pidettävä  potilassalaisuuden suojaama tieto. Yrityksen asiakas- ja potilasrekisteri on salainen sekä  tarpeellisin toimenpitein suojattu sekä teknisesti että organisatorisesti. 

Mahdolliset virheelliset asiakastietokirjaukset korjataan aina viipymättä riippumatta siitä,  miten tieto virheellisestä merkinnästä on tullut ilmi. Potilaan yksityisyyden suojaa tai muita  oikeuksia ja vapauksia vakavasti vaarantavista tietoturvaloukkauksista kerrotaan aina  rekisterinpitäjän toimesta EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti viipymättä potilaalle  itselleen tai tämän lailliselle edustajalle, kuten edunvalvojalle tai huoltajalle. 

Asiakastietoja luovutetaan eteenpäin vain lakiin perustuvasta syystä, asiakkaan erillisellä  suullisella tai kirjallisella suostumuksella tai potilaan Kanta-arkistoon antaman tietojen  luovutusluvan perusteella. Suullisesta tietojen luovutussuostumuksesta tehdään aina  erillinen merkintä asiakasasiakirjoihin. Kanta-arkistoon liittyneellä palveluntuottajalla on  velvollisuus kirjata kaikki rakenteisesti kirjatut potilasasiakirjamerkinnät valtakunnalliseen  potilastiedon arkistoon (Kantaan). Asiakas voi halutessaan kieltää tietojen edelleen  luovuttamisen Kanta-palveluiden kautta, mutta Kantaan kirjaaminen on aina Kanta palveluihin liittyneen palveluntuottajan lakisääteinen velvollisuus. 

Lakiin perustuvissa ostopalveluissa, kuten hyvinvointialueiden tilaamien sote-palveluiden  osalta rekisterinpitäjä on lakisääteisesti palvelut tilannut taho. Rekisterinpitovastuun  kuuluessa ostopalveluissa tilaajalle, ei asiakkaalla ole erillistä mahdollisuutta kieltää tai sallia  asiakastietojen palauttamista tilaajalle. 

Kelan kuntoutuspalveluiden osalta palveluntuottaja on aina itsenäinen potilas- ja  asiakastietojen rekisterinpitäjä, eikä tietoja luovuteta eteenpäin lähettävälle tai muulle taholle  ilman potilaan suostumusta tai lakiin perustuvaa syytä. Kelan kuntoutuksen osalta lakiin  perustuva syy voi olla kuitenkin esimerkiksi Kelan esittämä Kelan kuntoutuslakiin perustuva  pyyntö saada tietoja kuntoutuksen edistymisestä, jos tiedolla voi olla vaikutusta  etuuspäätöksen käsittelyyn. 

Asiakasasiakirjojen käsittely yrityksen sisällä 

Asiakasasiakirjojen kuten potilasasiakirjojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja asetusta sekä lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).  Yrityksessä noudatetaan myös Kanta-arkiston toimintamalleja. Yrityksen tietoturvaa ja  tietosuojaa on suunniteltu täsmällisemmin erillisessä lakisääteisessä  

tietoturvasuunnitelmassa, joka ei ole julkinen asiakirja. 

Yrittäjä ja työntekijät käyvät vähintään kerran vuodessa tietoturvan ja tietosuojan kertaus- ja  täydennyskoulutuksen esimerkiksi Kanta extranetin verkkokoulutuksina tai ulkopuolisen  toimijan järjestämänä verkko- tai läsnäkoulutuksena.

Yrittäjä ja työntekijät noudattavat toiminnassaan erillistä tietoturvasuunnitelmaa. 

Yrityksellä on käytössä sähköinen potilastietojärjestelmä (Diarium) ja yritys on liittynyt Kanta palveluiden potilastiedon arkistoon. Mehiläisen palvelupisteessä toimiessaan Presentia  käyttää Mehiläisen potilastietojärjestelmiä (Diarium). 

Lisätietojen osalta yrityksen asiakkaiden käytettävissä on aina EU:n tietosuoja-asetuksen  mukainen tietosuojaseloste. 

2.12 Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen 

Palautteen kerääminen ja muistutukset 

Sosiaali- ja terveydenhuollon valvontalain niin edellyttäessä asiakkailta saadusta  palautteesta viimeisen 12 kk aikana tehdyt muutokset kirjataan tämän otsikon alle. 

Asiakkailta kerätään muuten palautetta aina kuntoutusjakson päättyessä. Tähän  omavalvontasuunnitelman osioon kirjataan miten ja millä välineillä palautetta on kerätty,  sekä mihin toimenpiteisiin palautteen johdosta on viimeisen 12 kk aikana ryhdytty. 

Terveydenhuollon asiakkailla on aina oikeus tehdä potilaan asemasta ja oikeuksista annetun  lain 3 luvun mukainen muistutus. Toimintayksikön on käsiteltävä muistutus asianmukaisesti  ja siihen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa muistutuksen tekemisestä.  Vastaus on perusteltava asian laadun edellyttämällä tavalla. 

Muistutuksen tekeminen ei rajoita asiakkaan oikeutta tehdä saamastaan palvelusta kantelua  valvovalle viranomaiselle, eli aluehallintovirastolle tai Valviralle.

3. Omavalvonnan riskienhallinta 

3.1 Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen 

Yrittäjällä on velvollisuus ilmoittaa palvelunjärjestäjälle ja valvontaviranomaiselle (Valvira)  yrittäjän omassa tai alihankkijan toiminnassa ilmenneet asiakas- ja potilasturvallisuutta  olennaisesti vaarantavat epäkohdat sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta vakavasti  vaarantaneet tapahtumat, vahingot tai vaaratilanteet sekä muut sellaiset puutteet, joita  yrittäjä ei ole kyennyt tai ei kykene korjaamaan omavalvonnallisin toimin.  Ilmoitusvelvollisuutta ei ole, mikäli yrittäjä kykenee omatoimisesti korjaamaan puutteet tai  uhkaavat puutteet itsenäisesti omilla toimillaan.

Toiminta poikkeus- ja häiriötilanteissa sekä toimintaohjeet näihin tilanteisiin 

Väkivaltatilanteet 

Yrittäjä pyrkii ehkäisemään väkivaltatilanteita tunnistamalla potentiaaliset  väkivaltauhkatilanteet mahdollisimman aikaisin etukäteen. Yrityksen tai yrittäjän  toimintatapaan ei kuulu väkivalta missään muodossa. Tilanteen rauhoittamiseksi käytetään  aina muita keinoja. Asiakkaiden tai yrittäjän turvallisuuden niin edellyttäessä yrittäjä on  velvollinen kutsumaan paikalle poliisin ratkaisemaan väkivallan uhkan tai selvittämään jo  tapahtunutta väkivaltaa. 

Tapaturmatilanteet 

Yrityksellä on erillinen potilasvakuutuslain mukainen potilasvakuutus, joka kattaa  hoitotilanteissa tapahtuneet tapaturmat. Edellytyksenä on, että tapaturma tapahtuu hoito- tai  tutkimustilanteen yhteydessä. 

Sähkökatkot ja muut poikkeukselliset tilanteet 

Yrityksessä on asiakasturvallisuuden edellyttämät välineet ja osaaminen välineiden käyttöön  myös sähkökatkotilanteessa. Yrityksellä on jatkuvan potilasturvallisuuden edellyttämä  varasto kriittisiä hoito- ja hoivatarpeita tai tarvikkeita, jotta hoito tai kuntoutus voidaan myös  poikkeus- tai häiriötilanteessa keskeyttää asiakasturvallisella tavalla. 

3.2 Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely 

Kuvaus menettelystä, jolla epäkohdat korjataan 

Epäkohtien korjaaminen on lähtökohtaisesti yrittäjien (lain mukaisen vastuuhenkilön) itsensä  vastuulla. Asiakas- ja potilasturvallisuutta heikentävät epäkohdat toiminnassa tai  laitteistoissa korjataan välittömästi. 

Alihankkijoiden toiminnassa havaituista epäkohdista pyydetään selvitys alihankkijalta sekä  vaaditaan havaittuja puutteita korjattavaksi. Korjaustoimenpiteiden toteutumista valvotaan. 

Valvontaviranomaisen antama ohjaus ja päätökset

Palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa tehtäessä ja muutettaessa on otettava huomioon  valvontaviranomaisten antama ohjaus ja päätökset. 

Tähän kohtaan kirjataan, mitä muutoksia viranomaisten antaman ohjauksen tai päätösten  perusteella on tehty, jos ohjausta on saatu. 

Tätä suunnitelmaa laadittaessa viranomaisten antamaa ohjausta tai toimintaa koskevia  päätöksiä ei ole ollut. 

3.3 Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen 

Kuntoutuksen tyypilliset riskit ja raportointi 

Kuntoutuksen suurimmat riskit liittyvät tyypillisesti liikuntakokeiluihin ja tavoitteiden  saavuttamatta jäämiseen erinäisistä syistä. Itse hoidosta aiheutuvat riskit ovat usein vähäisiä,  mutta eivät olemattomia. Riskejä sisältyy erityisesti neulojen, kuumien pintojen ja mahdollisia  allergisia reaktioita aiheuttavien aineiden käsittelyyn sekä asiakkaiden kanssa että hoitoa  antavan yrittäjän näkökulmasta. 

Yrittäjä tekee riskejä vastaavat tarvittavat muutokset tähän omavalvontasuunnitelmaan. 

Infektioiden torjuntasuunnitelma (tartuntatautilain 17 §) 

Tartuntautilain 17 §:n mukaan terveydenhuollon palveluntuottajalla on oltava infektioiden  torjuntasuunnitelma. Toimintayksikössä noudatetaan THL:n infektioiden torjuntaohjeiden  tavanomaisia varotoimia. Tavanomaiset varotoimet ovat luettavissa tällä sivulla. Sivun sisältö  tallennetaan myös erillisenä PDF:nä tai tulosteena käytettäväksi siltä varalta, että verkkosivu  ei ole toiminnassa. 

Läheltä piti -tilanteet ja muiden vaaratilanteiden käsittely 

Yrityksessä kirjataan vaaratapahtumat ylös yrityksen potilastietojärjestelmästä löytyvään  yhteiseen tilaan tai vaihtoehtoisesti manuaalisen potilaskortiston yhteyteen erilliseen  vaaratilanteiden vihkoon. 

Vaaratapahtumiin ei kirjata potilaiden tai asiakkaiden henkilötietoja.  

Vaaratapahtumakirjaukset eivät korvaa asiakaskohtaisia potilas- ja 

asiakasasiakirjamerkintöjä, vaan ovat täydentäviä tietoja esimerkiksi yrittäjän  tapaturmavakuutusta tai riskien ehkäisyä varten. 

Yrittäjät kertaavat kirjaamansa vaaratapahtumat päivittäessään omavalvontasuunnitelmaa  kerran neljässä kuukaudessa. 

3.4 Ostopalvelut ja alihankinta 

Ostopalvelutuottajien palvelutuotantoa valvotaan pääosin samoin keinoin kuin yrityksen  omaakin tuotantoa: seuraamalla asiakkaiden kuntoutumisen kehittymistä, laadittuja  potilasasiakirjoja sekä kysymällä asiakkaalta palautetta. Saatua tietoa täydennetään  säännöllisellä alihankkijan kanssa käydyllä vuoropuhelulla näistä aiheista. 

3.5 Valmius- ja jatkuvuudenhallinta 

Yrittäjä vastaa henkilökohtaisesti yrityksensä valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta.

4. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja  päivittäminen 

4.1 Toimeenpano 

Ajantasainen omavalvontasuunnitelma on yrittäjän itsensä laatima ja saatavilla kaiken aikaa  yrityksen kotisivuilta ja yrityksen sisäisestä tietoverkosta. Omavalvontasuunnitelman  muutokset tehdään ja päivitetään verkkoon kolmesti vuodessa. 

Omavalvontasuunnitelmaan tehdyt muutokset otetaan yrittäjän arkeen ja käytäntöihin. 

4.2 Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen 

Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä yrityksen verkkosivuilla sekä kaikkien toimipisteiden  vastaanottotiloissa, tai jos toimipisteessä ei ole erillisiä vastaanottotiloja, ulko-oven  välittömässä läheisyydessä. Suunnitelma on saatavilla sekä sähköisesti että paperitulosteena. Suunnitelmaan kirjataan viimeisin päiväys, jolloin suunnitelmaa on  muutettu, jotta asiakkaiden saatavilla on aina suunnitelman uusin versio.  Omavalvontasuunnitelma on laadittava sähköisesti. 

Yrittäjä varmistaa itse omavalvontasuunnitelman lisäämisen yrityksen verkkosivuille ja  toimipisteisiin joko henkilökohtaisesti tai käyttämällä tarpeellista apua, kuten verkkosivujen  erillistä ylläpitäjää. 

Omavalvontasuunnitelman havainnot ja päivitykset käsitellään kolme kertaa vuodessa (neljän  kuukauden välein).